メールで仕事の効率を１０倍にする法
私は仕事柄メールを使うことが多いのですが、いろいろ独自の
工夫をして、仕事の効率を上げる手段を考えてきました。
そのいくつかをご紹介したいと思います
１．携帯電話は仕事の妨げ
皆さんもご経験があると思いますが、携帯電話が鳴ると仕事の
途中でもでなければなりません。
確実に仕事の中断となります
丁度でることができればいいのですが、でられなければ
折り返しかけなければなりません
でも・・・
相手がでない
電話をかけたりかけられたりでテレコになって結局
翌日になってします
翌日ようやく連絡とれたけどその内容がどうでもいい内容
こんなことありませんか？
私はよくありました。
２.メールを連絡のベースとする。
私はこのようなムダをなくすために、
連絡方法のベースをメールにすることにしました。
・取引先にはこちらが打ち合わせが多いため電話にでれないことが
多いので、メールの方が早く対応できる旨をメールにて
丁重に伝える
・メールの返信を早くすることにより相手に安心感を与える
・そのために携帯へ転送しメールがきたら即わかるようにする
・ノートパソコンを持ち歩きいつでもメールできるようにする
ようなことをやりました
そうしますと９０％がメールでの連絡で可能となりました
もちろん重要な事項は電話や会って打ち合わせをしてます
これにより仕事の効率が相当上がりました。
３．会社との連絡もメールで
会社に電話等の連絡が入った場合や会社からの連絡事項も
携帯メールやノートパソコンメールで行ってます
業務連絡で携帯がなると商談中などわずらわしいですね
メールで受けると重要度がすぐにわかるので重要度に
応じてメールや電話で返信します
４.携帯メールでメモがわり
気づいたことややらなければならないことなど
携帯メールでＰＣへ送ってます
そうすると文字データで残りますし
やらなければならないことを終了したら削除するなどして
作業の管理をしています
５．ＤＭに使う
名刺交換してそのまま名刺入れに眠ってしまうことも
多いのではないでしょうか？
私は名刺交換した方はメールアドレスに入れて
定期的にお便りを送っております
※ このメールは名刺交換した方にお送りしております
今後ご不要の場合はお手数ですがその旨をご連絡お願い
いたします
このような感じで興味をもってくれそうなニュースを流してます
せっかくお会いした方とはつないでおきたいですね。
５．メールは武器になる
今考えるとメールがなかったらどんなことになってのかと
思うくらいメールは仕事の場面で使われてます
メール活用の方法を考えて実行すればあなたの仕事の効率も
１０倍以上になります__
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