Eメールが一般に普及してからと言うもの、海外企業とのやりとりは以前に比べずっと楽になりました。企業における海外の顧客やビジネスパートナーとの連絡は、その90%近くがEメールで行われていると言えるでしょう。
海外企業とのやり取りにEメールが適している点は、まず時差に関係なく素早く連絡事項を送信できる事。相手からの返事も、営業時間外でも受け取る事ができます。そして書面として残る為、電話などより間違いや勘違いが起こりにくい事。後で「言った、言わない」などともめる事もありません。そして最後に、英文メールを書くほうが、会話よりも文法の得意な日本人には合っていると言えるでしょう。
このように大変便利なEメールですが、英文ビジネスメールを書く上でいくつか注意しなければならない点があります。
１． とにかく簡潔に。ビジネスの相手だからといって、日本語のビジネスレターに付き物の「温暖の候となりましたが、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます･･･」といった時候の挨拶などは要りません。Dear Mr.～/Ms～、と担当者の名前を書きすぐに用件に入ります。
２． どのような用件であれ、必ず相手にしてほしいアクションを書きます。できるだけ早く返答をしてほしいときは、”Please reply at your earliest convenience.” などと必ず書きましょう。
３． 細かい説明をしなければならない場合を除いて、できるだけ手短に。相手のメールへの返答の場合は、相手のメール文面は残しておいたほうが良いでしょう。
４． 結びはBest Regards, Regards, Thank you,などが一般的です。その下に自分の名前、役職/部署、そして電話番号とメールアドレスを記入します。
５． メールを受け取った場合、すぐに返答できないときは”Thank you for your email. I will get back to you as soon as I get the answer.” などと、1文でよいので返事を出しましょう。Eメールは相手が読んでくれたかどうかが分からないので、これも礼儀のひとつです。
外国の企業といっても様々な国のビジネス文化がありますから、時には丁寧な、そして時にはぶっきらぼうな印象を受ける英文メールを受け取る事もあるでしょう。しかし万国に共通しているのは、とにかくシンプルに、用件を明確に伝えるメールがビジネスメールでは良いとされていることです。
英文文例・英文メールや英語文書の書き方ヒントは
http://www.rakurakueigo.jp/ アーティクルリソース：http://www.infomake.org/
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